Web, acentelerin zaman kaybı problemini ortada kaldırıyor

Çalışanların günlük iş hayatını kolaylaştırmaya yönelik yeni yazılımlar geliştiren Ada Yazılım, mevcut teknolojik imkanlardan en verimli şekilde yararlanarak, ne seviyede olursa olsun bütün iş akışlarını olabildiğince otomatik hale getirmeyi amaçlıyor. Artık daha çok

transferlere yönelik yenilikler yaptıklarını söyleyen Ada Yazılım Satış ve Pazarlama Müdürü Ayşe Rasna, “Yaptığımız yenilikleri satış üzerine yoğunlaştırdık, çünkü muhasebe alanında birçok şeyi aşmış bulunuyoruz” dedi.

Web Arayüzü’nün bu yeniliklerden biri olduğunu söyleyen Rasna, bu uygulama ile acentelerin yükünü hafiflettiklerini söyleyerek, “İstediğimiz her noktadan internete ulaşabildiğimiz ve hızın oldukça önem kazandığı günümüzde, Web Arayüzü büyük bir kolaylık sağlıyor” dedi. Rasna, herkes tarafından kullanılmaya başlanan akıllı mobil cihazlar ve tabletler sayesinde bilgiye erişim isteğinin artması sonucu, bilginin hızlı şekilde yayılmasının büyük önem kazandığını belirtti. “Bilgiyi en rahat Web’te yayabiliriz diye düşündük” diyen Rasna, Web’teki yetkilerin oldukça esnek olduğunu söyledi. Bu esneklik sayesinde kullanıcının istediği kişiye, istediği yetkiyi verebildiğini belirten Rasna, “Komisyonları şubenin görmesi istenmiyorsa onlar engellenebiliyor. Şubenin istediğine göre kurulabilen sayfalarda, eğer istenirse acente yöneticisinin bile bazı yetkileri kaldırılabiliyor” şeklinde konuştu.

Acentelerin yükü ‘Web’ sayesinde hafifliyor

Rasna, Web’in sağladığı en büyük kolaylığın acentelerin yükünü hafifletmesi olduğunu vurguladı. Web sayesinde zaman kaybı probleminin önüne geçildiğini ifade eden Rasna, süreci şöyle açıkladı: “Acentelerde şöyle bir işleyiş var; acente şubesi merkezini arıyor, ‘Poliçemin süresi ne zaman bitiyor, ödemesi alındı mı, ne zaman alınacak?’ diye soruyor. Bütün bu bilgileri sürekli acenteleri arayarak alıyor ve bilginin geri dönüşünü bekledikleri sırada şubeler büyük zaman kaybediyorlar. Buna vakit ayırmaktansa şimdi, kullanıcıya bir kullanıcı adı ve şifre veriliyor. Acenteler artık dışarıda, ofisinde, müşteriye gittiği zaman Web Arayüzü’nden bağlanıp telefondan ya da tabletten kendi poliçelerini, tahsilatlarını, ekstrelerini takip edebiliyor. Satışların ne aşamada olduğundan poliçe bilgilerine, poliçenin kime, kim tarafından kesildiğinden, hangi tarihte yapıldığına kadar tüm bilgiler görülebiliyor.” Ayrıca uygulama sayesinde şirketin tüm raporlarına ulaşılabildiğini söyleyen Rasna, “Web ile şirket tahsilatları raporlanabiliyor, üretim kontrol edilebiliyor. Acente yöneticisi tüm bu bilgilere istediği yerde istediği anda erişebiliyor” dedi.

Data güncellemesi de sisteme dahil

Web’in sağladığı esneklik sayesinde herkesin istediği zaman, kendi şifresiyle sisteme girerek kendi bilgilerine bakabilmesinin başlı başına büyük bir iş yükünü ortadan kaldırdığını belirten Rasna, müşterilere ait bilgi değişikliklerinin de aynı ekran üzerinden anında güncellenebildiğini söyledi. Rasna, “Bu sayede dataların da güncellenme işi, sistem içerisinde halledilmiş oluyor” diye ekledi.

‘Web’ acentelere şube denetimi imkanı sağlıyor

Rasna, sistemin bu özelliklerinin acenteler için büyük bir ihtiyaç olduğunu vurguladı. Web’in sektördeki en pratik çözümlerden biri olduğunu belirten Rasna, raporlamaların hepsine branş bazında ve şirket bazında da bakılmasına imkan sunulduğunu sözlerine ekledi. Rasna, “Belli bir şubenin üretiminin hangi branşlarda ağırlıklı olduğunu, tahsilat durumunun ne olduğunu, taslak durumunun ne ağırlıkta olduğunu ve kredi kartı mı, çek mi ya da nakit ağırlıklı mı çalıştığına dair bilgilerin tamamı kontrol edilebiliyor. Bunlara göre de acenteler o şubeleri kapatma ya da o şubelerle devam etme kararı alabiliyorlar” dedi.

Akıllı Teklif Modeli trafik branşıyla başladı

Rasna, Ada Yazılım olarak yaptıkları en büyük adımlardan birinin Akıllı Teklif Modeli olduğunu vurguladı. Teklifin acenteler için ciddi bir problem olduğunu söyleyen Rasna, acentelerin bu problemini çözmek için onlarla bilgi alışverişinde bulunarak Akıllı Teklif Modeli’ni oluşturduklarını belirtti. Rasna, “Acenteler kafalarındaki şeyi bize anlatıyorlardı, biz de bunu dikkate alarak bir sistem kurduk. Aslında, teklif işini biz ilk kez dört sene önce yapmıştık. Şu andaysa teklif modelimiz sadece trafik branşında çalışıyor. Sisteme trafikle başlamamızın nedeni tekliflerin oldukça değişken olması. Ardından da kasko gelecek. Kasko işin içine girdiği zaman da bu işin teminat detayları, karşılaştırmalı tabloları sistemde olacak” dedi.

Acenteler kendi performanslarını değerlendirebiliyorlar

Acentelerle ilişkilerini hiçbir zaman koparmadıklarını söyleyen Rasna, acentelerin teklif konusundaki iş yüklerini azaltmalarına imkan sağlayan Akıllı Teklif Modeli’ni de sürekli bir iletişim halinde olarak geliştirdiklerini belirtti. Rasna, “Biz acentelere çok sık gidiyoruz ve onların ihtiyaçlarını dikkate alıyoruz. Teklif aşamasında ciddi bir insan gücü var. Örneğin, acentelerde teknik ekipte trafiğe bakan bir ekip var, kaskoya bakan ayrı bir ekip var. Bu ekiplerin birbiriyle iletişimi kopuk oluyor, yaptıkları işler de acentelere tam anlamıyla ulaşamıyor. Dolayısıyla yöneticiler, “Bin tane teklif veriyorum, ama kaçı poliçeye düşüyor, bunu takip edemiyorum” diyor. Bizim kurduğumuz Akıllı Teklif Modeli’ ile ise acentelerin iş takibi hızlanıyor, acenteler zaman kazanmış oluyor” şeklinde konuştu.

Rasna, “Acente, ‘günlük vaktinin ne kadarını teklif vermeye harcamış, bu zamanın ne kadarından para olarak geri dönüş almış’ gibi bilgileri öğrenmek istediğinde bakabileceği tek kaynak poliçeler” dedi. Akıllı Teklif Modeli ile acentelerin poliçelerine rahatlıkla ulaşabildiğini belirten Rasna, böylelikle acentelerin kendi performanslarını değerlendirebilme imkanına sahip olduğunu da ifade etti.

Acenteler arası iş paylaşımı hız kazandı

Rasna, kullandıkları yöntemler ile acenteler arası iş paylaşımı sürecini hızlandırdıklarını söyledi. Rasna, Ada Yazılım kullanan farklı şirketlerin, aralarında transfer yapmasını sağlayan
yöntemlerini şöyle anlattı: “Acentelerin farklı şirketten yaptıkları poliçeleri, Ada Yazılım’a transfer alıyoruz. Mesela, portföyü büyük bir acente başka bir acenteyle iş paylaşımı yapıyor. İkisi de bizim programımızı kullanıyor. Sigorta şirketi alt şubeye poliçe bilgilerini
göndermiyor, o noktada bilgi transferini biz sağlıyoruz. İki taraf Ada Yazılım kullandığı sürece iş paylaşımı daha hızlı oluyor. Bizim sağladığımız bu imkanla şubeler birbirlerini takip edebiliyorlar.”

‘İş Akışı’ tüm piyasayı değiştirecek

Ada Yazılım’ın acentelere yönelik bir diğer oluşumu ise İş Akışı. Rasna, dolaşımı uzayan bir işin oluşturduğu sıkıntıdan yola çıkarak oluşturdukları İş Akışı ile ilgili şunları söyledi: “Herhangi bir işle ilgili dolaşım olurken iş ortada kalıyor. Acentelerde bu durum çok karışık bir halde. Biz de buna çözüm olarak ‘İş Akışı’ adında bir uygulama oluşturduk. Buradaki sistemle çok basit bir yapı kuruyoruz. Örneğin, bir teklif verme işi geldi, buna bir akış kuruyoruz. Bu teklifle ilgili yapılan tüm işlemler, tüm bilgiler akış tablosunda bulunuyor. Kullanıcı bunun için ayrıca bir şey yapmıyor. Akış ondan bağımsız olarak akıyor ve kişi her adımdan haberdar oluyor. Kullanıcı sisteme girdiği zaman onun yapacağı iş önüne geliyor. İş sürekli görev tablosunda duruyor ve akışı takip edilebiliyor. Bu, yöneticinin, personelin hatta bütün işletmecilerin kullanabileceği çok basit bir sistem. Hem müşteri tarafını hem de poliçeyle ilgili her aşamayı ayrıntılı şekilde görebiliyorsunuz.”

İş Akışı’nın şu anda test aşamasında olduğunu söyleyen Rasna, sistemin oturmaya başladığını ve denemeler sonrası da oldukça beğenildiğini belirtti. “Piyasaya girdiği zaman müthiş bir etki yaratacak; acentelerin bilmediği bir sürü şey çıkacak ortaya. Bir poliçe neden bekliyor, kimde bekliyor, ne sorun olmuş hepsi görülecek” diyen Rasna, bunun bir sonraki ayağının da kullanıcı performansı olduğunu sözlerine ekledi.

SİGORTALI