Hayatımız Sigortalı dergisi köşe yazarı Dr. Erhan Ayberk, iş hayatındaki yazışmaları eleştirdiği yazısında, ‘İş iletişiminde metinler tam anlamıyla bir felaket,’ dedi.
İş hayatındaki iletişim sorunlarıyla ilgili tavsiyeler veren Ayberk’in bir metin yazdıktan sonra, “gönder” tuşuna basmadan önce kontrol edilmesi gerekenlere değindiği yazısı şöyle:
İş iletişiminde maalesef metinler tam bir felaket… Gördüğüm lüzum üzerine Bayram Kaya’nın “Yönetsel ve İş iletişimi” adlı akademik çalışmasının, “kontrol listesi” kısmını kısaltarak alıntılıyorum. Bir metin yazdıktan sonra, “gönder” tuşuna basmadan önce şu hususları kontrol ediniz:
1) Açıklık ve Bağlam Kontrolü
- Öneri görüşünüz tamam mı?
- Yazdıklarınız ve ekleri, örgütün ihtiyacını karşılamaya yeter mi?
- Okuyuculara bütün enformasyonu verdiniz mi?
- Bütün enformasyon doğru ve birbiriyle tutarlı mı?
- Her bir cümle açık, seçik ve anlaşılır mı?
- Mantık açık mı? Genelleştirmeler yapılırken, net destekleyen öğeler bulunmuş mu?
2) Organizasyon ve Planlama
- Organizasyon modeli, amaçlar ve durum için uygun mu?
- Fikirler arasındaki geçişler yumuşak mı?
- Paragraflar içindeki fikirler akıcı mı? (Mümkünse her paragrafa sadece bir fikir konulmalı ve sonraki paragraftaki fikirle akış bütünlüğü sağlanmalıdır.)
- Doküman görsel olarak okumaya davet ediyor mu? (Siz siz olun, 3 satırdan fazla paragraf yapmayın. Paragrafların arasında bir boşluk olsun. Tuğla gibi paragraflar günümüzde okunmuyor.)
- Vurgulanan noktalar amaca (plana) hizmet ediyor mu?
- İlk ve son paragraflar etkileyici mi? (Çok önemli)
3) Stil ve Ton
- Mesaj kolay okunabiliyor mu?
- Mesaj dostça mı?
- Cinsiyetsiz bir dil tercih edilmiş mi?
- Mesaj iyi niyet yaratıyor mu?
4) Genel gözden geçirme ve düzeltme kontrolü
- Okuyucuya ne yapması istediğinizi belirttiniz mi?
5) Yayına hazırlarken
- Cümle yapıları kontrol edilmeli; kompleks cümlelerden kaçınılmalı. Birbirine bağlanan fiiller bölünüp, ardışık ayrı birer cümle halinde yazılmalı.
- Özne-Fiil ve İsim-Zamir uyumuna bakılmalı.
- Unutmayın… konuşurken doğal gelen bazı akışlar yazıda sırıtır. Matematik bir formül gibi yazmalısınız. Konuşurken kimi zaman kullanmadığımız ayraçları (ve, veya, ya da…) yazarken mutlaka kullanmalıyız.
- Noktalama İşaretlerine mutlaka dikkat edilmeli (tdk.gov.tr’de yazım kılavuzu var. Ayda bir kez 15 dakika incelemek yeter de artar bile… yanlışlarınızı fark edip düzeltirsiniz.)
- İsimlerin yazılışı önemlidir. Kimsenin ismini küçük harfle yazmayın. İnanılmaz iticidir.
- Teknolojiden mutlaka yararlanın. Yanlış yazılmış kelimelerin altında kırmızı çizgi çıkıyor. Son kontrolünüzde hiçbir kırmızı çizgi kalmasın.
HAYATIMIZ SİGORTALI / KASIM 2017
